紙文書から電子化した情報も手間なく参照や再利用ができるようにしたい

  • #自動処理
  • #情報通信業
  • #作業自動化

課題と要望

  1. 保管スペース削減と検索効率向上のために文書保管のクラウド化を推進したが、紙文書の電子化データは画像情報のためキーワード検索ができず、参照や再利用が難しい
  2. 紙文書のスキャンによる電子化と、リネームやタグ付け保存を手作業でやると膨大な作業時間と手間が必要で対応しきれない

導入効果

  1. 「Dispatcher Phoenix」のOCR機能により、スキャン文書の画像データから文字情報を抽出することでテキスト検索が可能になり、参照や再利用に適した価値の高いデータ資産の形成に成功
  2. 「Dispatcher Phoenix」の自動ワークフローにより、リネームやクラウドストレージの指定フォルダーへの保存などの工程を自動化することで、従業員は紙文書をスキャナーにセットして実行ボタンを押すだけの簡単電子化作業を実現

コニカミノルタのご提供サービス

電子化ファイルの検索性の向上
総務・IT部門向け複合機でらくらく自動保存パック

  • Before:手作業でのルーチンワーク、文書ごとのスキャン作業、手作業での[リネーム]・[データベース入力]・ [タグ付け] ・[格納]作業等、ファイルサーバー、スキャン後のタスクが手作業のため非効率、スキャンデータが画像のため全文検索ができない、保存・管理作業に専任のスタッフを配属、エビデンスとして紙文書の保存が必要、After:Dispatcher Phoenix導入、タップ①スキャン、自動処理②傾き補正、③OCR処理、④振り分け、⑤クラウドストレージへ保管、クラウドストレージ、スキャン後のタスクが全自動化され工数が大幅に消減、全文テキスト検索の実現、専任のスタッフをつける必要がなくなる、完全電子化で紙文書の保存も不要に、Dispatcher Phoenix

「Dispatcher Phoenix」はコニカミノルタ独自開発による文書仕分けソフトウェアです。ファイルの収集はもちろん、OCR、リネーム、保存やメール配信、プリント出力時の情報加工など、ドキュメントにまつわるさまざまな加工や処理を自在に設定することが可能であり、複雑なタスクもボタン一つで実行することが可能です。これまで手作業で行っていた電子化や仕分けの手間や時間を軽減するとともに、紙文書からの電子化データでも参照や再利用が簡単にできる有益な情報資産を形成することができます。これにより、書棚での紙文書保存が不要となり、空いたオフィススペースを働くスタッフのために有効利用することが可能となります。

導入ソリューション

効率的な文書配信を実現するコニカミノルタ独自開発のソフトウェアです。

事例・ホワイトペーパー

  • 株式会社グリー 様

    クラウド化推進にともないファイルサーバーの移行先として「Box」を選択。 その運用性をさらに高めるために、コニカミノルタの「Dispatcher Phoenix(ディスパッチャーフェニックス)」を導入。