FAX受信内容を外勤者へスピーディーに伝えたい

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課題と要望

  1. 担当営業が外出中にお客様からFAXが届いた際、内容を確認するのが遅れ、お客様にご迷惑をかけたり商談機会を逃したりすることがある
  2. 受信したFAXの内容を内勤者が外勤者に効率的に伝える手段がなく、外勤者もFAXの確認のために頻繁にオフィスに出社しなければならない

導入効果

  1. FAXを受信すると自動的に通知メールが届き、外出中の担当営業はクラウドストレージに自動保存されたFAX文書をすぐに確認することが可能に。お客様へのスピーディーな対応を実現
  2. 内勤者はFAXの留守番をする必要がなくなり、外勤者もFAX確認のための出社が不要に。効率化と働き方改革の両立を実現

コニカミノルタのご提供サービス

FAX確認業務のテレワーク対応
小売・販売業向けどこでもFAX受信パック

  • 取引先企業、公衆回線網、①FAX受信、②受信FAX転送、Dispatcher Phoenix、FAX、リネーム、格納先仕分け、着信番号ごとのBoxフォルダーに格納、メール通知、着信番号ごとのメーリングリストにFAX着信を通知、③FAXデータ保存、internet、FAX、クラウドストレージ、④メール通知、着信番号別メーリングリスト、⑤FAXデータ確認&担当営業に保存先リンクをメール通知、⑥FAX確認、担当営業

「Dispatcher Phoenix」はコニカミノルタが独自開発したドキュメントワークフローの自動化ソリューションです。複合機でFAXを受信すると、Dispatcher Phoenixが自動的にファイル名を付与してクラウドストレージに転送・保管すると同時に、外勤営業のメーリングリスト宛に通知メールを送信するように設定をします。宛先をメーリングリストにしたことにより、複数いる外勤者の誰宛のFAXかを判別する必要がなく、また担当営業の異動があった際にも柔軟に対応できるようになっています。
Dispatcher Phoenixは、ファイルの収集・処理・配信などの作業手順を自在にプログラミングすることができ、それらをボタン一つで実行することが可能になります。これまで手作業で行っていた紙文書の仕分け作業などの手間や時間を軽減し、配信業務はもちろん、出力環境の効率化にも効果を発揮します。

導入ソリューション

効率的な文書配信を実現するコニカミノルタ独自開発のソフトウェアです。

事例・ホワイトペーパー