• 2020.03.25

    中小企業でもできる!Office 365で業務効率化

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    中小企業でもできる!Office 365で業務効率化
    どのファイルが最新かわからない、出先で作業したいなど、中小企業でよくある業務効率化の課題は、MicrosoftのOffice 365で解決できるかもしれません。 Office 365には Office製品に加え、ファイル共有やグループチャットなど便利なサービスも付属しています。うまく活用して、業務効率化を実現しましょう。

INDEX

中小企業でよくある業務効率化の課題にOffice 365が効く!

中小企業でよくある業務効率化の課題

中小企業の仕事の悩みの例ですが、いずれかはご経験あるのではないでしょうか。

・メールでやりとりしているうちに、どの添付ファイルが最新かわからなくなる
・メールでやりとりしているうちに、作業やその進捗を管理できなくなる
・出張や移動中に作業したいがファイルが手元にない
・複数人がレビューした文書の差分をまとめるのに苦労
・取引先と容量が大きなファイルをやりとりしたい
・社員が勝手にチャットアプリを入れてしまっている

「あのファイル、どのメールに添付されていたかな?」と探したものの、なかなか見つからず困った方もいると思います。こうしたファイルは、オンラインストレージに保存すると、出先から作業するときや、後で原本を探すときに便利です。

また、複数人が更新したファイルの差分をとりまとめるのは面倒な作業ですが、オンラインストレージなら、そのファイルを共同編集するだけで済みます。

システム担当者がいないこともある中小企業で、こうしたオンラインストレージを維持管理するのは困難ですが、Office365にはオンラインストレージ「OneDrive」が付属しているので、業務効率化に活用することができます。

オンラインストレージ「OneDrive」ではファイルを限定共有できるので、取引先と大きなファイルをやり取りするときも、添付ファイルの容量を気にせず作業をすすめられます。利用者も多かった「宅ファイル便」から個人情報の漏洩事故があり、代替サービスを探している方もMicrosoftのサービスならセキュリティー面でも安心です。

さらに、働き方改革の一環で、テレワークの導入を推進している企業も増えていますが、リモートから最新の資料にアクセスできる環境は、テレワークオンライン会議のインフラにもなります。

最近は形式的な挨拶を省いてチャットベースでやりとりする企業も増えていますが、LINEFacebook Messengerを使うと、個人と仕事の境界が曖昧になったり、退職した社員の扱いなど、情報管理やセキュリティー面でリスクがある状況です。

Office365に付属している「Teams」グループチャットのほか、音声やビデオ通話によるオンライン会議にも活用できるソフトです。部署やチーム単位でグループチャットを作ってタスク管理すれば、大量のメールに埋もれがちなプロジェクト管理もスムーズです。

Office365では社員のアカウントを一括管理できるので、社内のシステムに退職後の社員がいつまでもアクセスできるような事態もなくなります。

社内ポータルサイトや予定表、会議で情報共有も効率化

社内ポータルサイトや予定表、会議で情報共有も効率化

社内の情報共有に社内ポータルやグループウェアを検討しているが、費用面や個別のシステムが増えることに負担感がある企業も多いのではないでしょうか。

Office365に含まれる「SharePoint」はイントラネットの情報共有を推進します。会社全体はもちろん、部門やチームごとのポータルサイトを作成してファイル、データ、ニュースを共有できます。

「SharePoint」に全社員向けの周知を掲載したり、プロジェクトの情報を集約したページを作って最新のニュース、タスク、締め切りをメンバーに周知できます。たとえば会議資料や会議議事録を社内ポータルへアップしておくと、あとから資料を検索したり会議に参加できなかったメンバーも内容を確認できます。

メールやスケジュールも「Exchange」を利用すれば、他の社員のスケジュールを可視化できます。参加者が多いと会議の日程調整も大変ですが、メンバーの空き時間が見えるため、調整にかかる手間が省けます。

Office 365とは?

Office 365とは?

さて、ここでは前述のように様々な課題が解決できるOffice 365の基本情報について改めて紹介します。「Office 365」は、買取型の従来のOfficeと異なり、Office関連製品の利用に月または年単位で定額を支払うタイプのクラウドサービスです。Office365では利用期間やユーザー数に応じてソフトウェアの利用権を支払うので、従業員の増減に応じて柔軟にライセンスを増減できるメリットがあります。

1ライセンスでインストールできる台数は、通常のOfficeでは2台(ボリューム ライセンスでは5台以上) なのに対し、Office 365では5台のスマートフォン、5台のタブレット、5台のPCと緩和されていて、ボリュームライセンスを利用しない中小企業の場合、インストールできる台数が増えます。(※2020年2月時点)

また、通常のOffice製品ではメジャーバージョンアップの際に、アップグレード版の製品を購入する必要があります。Office 365なら常に最新版のOffice製品を利用できるのも大きなメリットです。

加えて、法人向けプランではOfficeアプリ以外にOneDrive(オンラインストレージ)、 Exchange(メールやスケジュール)、SharePoint(ファイル共有や社内ポータル)、Teams(グループチャット、オンライン会議、データ共有、およびOffice365と連携したコミュニケーション統合プラットフォーム )などのソフトも付いてきます。これらをMicrosoft製品で統一できるだけでなく、OneDriveに保存したファイルをリモートから作業したり、Teamsで部署ごとのグループチャットを開設したり、SharePointの社内ポータルで情報共有をすすめるなど、会社全体の業務効率化に役立ちます。

各プランはデスクトップ版のOfficeの有無・メールの有無・両方利用するプレミアムプランがあります。
(※2020年2月時点)

■「Office 365 Business Essentials」プラン  ¥540 ユーザー / 月相当(年間契約)
デスクトップ版のOfficeは含まれず、主にExchangeのメール機能がメインのプラン。
・Web版とモバイル版のOffice
・Exchange / OneDrive / SharePoint / Teams
■「Office 365 Business」プラン ¥900 ユーザー / 月相当(年間契約)
デスクトップ版のOfficeにオンラインストレージのOneDriveが含まれます。逆にExchangeのメール機能が付いてきません。Officeソフトがメインのプラン。
・Officeのデスクトップ版
・OneDrive
■「Office 365 Business Premium」プラン ¥1,360 ユーザー / 月相当(年間契約)
デスクトップ版のOfficeにメールのExchange、オンラインストレージのOneDriveなど全部入りのプラン。
・Officeのデスクトップ版
・Exchange / OneDrive / SharePoint / Teams

年間契約と月間契約があり、年間契約の方がお得です。また、一ヶ月の無料お試し期間があります。

まとめ

Office 365は、WordなどのOffice製品に「OneDrive」「Teams」など関連サービスも付属したソリューションです。Office製品以外も積極的に活用すれば、業務効率化を実現できます。

特に中小企業では、社員が機能ごとに必要と思ったソフトを導入して使ってしまっている場合も見受けられます。ソフト間の連携はもちろんですが、退職後の社員がアクセスできてしまうリスクもあり、アカウントを一括管理できるOffice 365に統一すると、セキュリティー管理上も安心です。

「SharePoint」など初期設定が複雑なサービスもありますが、コニカミノルタジャパンでは「SharePoint」を含むMicrosoft製品を自社活用しているノウハウがありますので、お気軽にご相談ください。

いいじかん設計 編集部

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