• 2020.02.06

    今からでも間に合う!テレワーク導入にこれだけは準備しておきたいツール10選

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    今からでも間に合う!テレワーク導入にこれだけは準備しておきたいツール10選
    働き方改革や東京オリンピック・パラリンピック大会の開催が話題となり、テレワークやリモートワークという言葉もよく耳にするようになりました。都内ではスムーズビズを呼びかける広告を見かけますが、ここでもテレワークが推奨されています。

    また、今年1月に発生した新型コロナウイルス(新型肺炎)への感染予防対策として、テレワークや在宅勤務に注目が集まっています。とはいえ、まだまだテレワークを積極的に導入している企業は一部に留まり、いざ導入しようと思っても足踏みしてしまう企業も多いのではないでしょうか。

    「テレワークってどうやってやるんだろう...?」
    「テレワークを実施するためには何を準備したらいいのか?」

    そこで今回は、今すぐテレワーク環境を整えたいという方のために、「これだけあればテレワークができる!必要な機器やITツール」についてご紹介します。

INDEX

テレワークに必要な機器

テレワークに必要な機器

まずは、機器を揃えるところから始めましょう!

・ノートパソコン
・画面のぞき見防止フィルター
・スマートフォン

この3点があればカタチはOKです!
とはいえ、この3点にもいろいろな種類があります。どのようなものを選ぶと良いのでしょうか?
それでは解説していきます!

■ノートパソコン

テレワークは自宅や外出先など、会社ではない場所で仕事をする働き方なので、持ち運びができることが重要なポイントとなります。持ち運びに便利なタブレットPCも良いですが、作業のしやすさや、普段オフィスで働いている環境に近づけるためには、ノートパソコンを選択するのが良いでしょう。

■画面のぞき見防止フィルター

社外で仕事をするときに注意したいのが、画面ののぞき見などによる情報流出です。のぞき見防止のフィルターも準備するようにしましょう。中にはパソコン本体にのぞき見防止機能が備わっているものもありますので、参考にしてみてください。

■スマートフォン

コミュニケーションツールとして欠かせない電話。もちろん会社の固定電話を持って出歩くわけにはいかないので、携帯電話が必要です。固定電話にかかってくる電話を携帯電話に転送できるように設定をしておけば、会社にいなくても電話を受けることができます。
ここで一つポイントなのが、スマートフォンを選択することです。スマートフォンにはテザリング機能(LAN回線やWi-Fi環境が無い場所でも、スマートフォンの通信を使ってノートパソコンのインターネット接続を可能にする機能)があります。ポケットWi-Fiを使うのも手ですが、持ち物が一つ増えてしまうので、スマートフォンに集約してしまうほうが良いでしょう。

テレワークに必要なITツール

テレワークに必要なITツール

物理的にテレワークができる環境が整ったところで、次はテレワークに必要なITツールを準備しましょう。
ITツールといえばExcelやWordなどのオフィスソフトウェアなど、作業で使用するアプリケーションを想像されると思いますが、それ以外にも必要なITツールがあります。
ではご紹介します!

・安全なネットワーク環境
・オフィスソフトウェア
・メールアプリ
・チャットツール
・Web会議ツール
・ファイル共有クラウドストレージ
・勤怠管理システム

■安全なネットワーク環境

メールや調べ物など、仕事をする上でインターネットへの接続はかかせません。最近ではWi-Fi(無線LAN)を利用してインターネット接続をすることが一般的になってきました。公共施設などにあるフリーのWi-Fiを利用することもあると思いますが、これに直接接続すると情報の盗み見やデータの改ざんなどの恐れがあり、大変危険です。インターネットを安全に利用するためには「VPN」を利用したうえでWi-Fiに接続しましょう。
VPNは通信内容を暗号化するため、データの盗み見などのセキュリティーリスクを低減することができます。

■オフィスソフトウェア

資料作成に欠かせないWordやExcel、Power PointなどがはいったMicrosoftのOfficeアプリケーションは「Office 365」がおすすめです。Office 365はサブスクリプション型(月額利用)のOfficeのアプリケーションです。ログインIDがあれば、自身のOffice環境をどのパソコンでも作ることができます。
また、常に最新の機能が利用できるところもポイントです。

■メールアプリ

コミュニケーションツールとして忘れてはいけないのがメールです。すでに社内でお使いのメールアドレスを社外でも受信できるように設定しておきましょう。
ちなみに、先に紹介した「Office 365」ではメールアプリのOutlookももちろん利用できます。Outlookはグループウェアとしても利用できるため、社員同士でスケジュールを共有することも可能です。

■チャットツール

テレワークをすると、普段会社で仕事をしているときに、上司や同僚とちょっとした会話をしながら仕事を進めていたことに気付きます。そんな時に便利なのがチャットツールです。チャットは短いメッセージをリアルタイムにやりとりするツールです。最近ではMicrosoftがTeamsというチャットツールを提供しています。Teamsは無料でダウンロード利用が可能です。

■Web会議

テレワーク時に会議や打合せを行うために、Web会議ツールを用意しましょう。先ほどチャットツールでもご紹介したMicrosoftのTeamsがあればWeb会議も可能です。画面の共有もできるので、同じ資料データを見ながら会議を進めることができます。

■ファイル共有クラウドストレージ

普段会社で仕事をするときは作成した資料を社内のファイルサーバーなどに保存して利用されている方も多いのではないでしょうか?ですが、セキュリティー上、社内のファイルサーバーは社外からのアクセスができないように構築されることが一般的です。
そんな時に便利なのがクラウドストレージです。クラウドの場合、ログインIDとパスワードがあればどのパソコンからでも自分のファイルへアクセスすることができます。先に紹介したOffice 365に「OneDrive」というクラウドストレージがあり、こちらを利用すると良いでしょう。
ちなみに、コニカミノルタジャパンでは「Box」というクラウドストレージを活用しています。利用環境に応じて、より効率化が図れるツールを導入すると良いでしょう。

■勤怠管理システム

勤怠実績こそ、会社に行かなければ申請できない、という方が多いのではないでしょうか。そこでおすすめなのが「クラウド型勤怠管理システム AKASHI」です。AKASHIはWEB上で勤怠実績を申請することができます。パソコンだけではなくスマートフォンからでも申請が可能です。働き方改革関連法を遵守するためにも、導入しておくと良いでしょう。

さあ、テレワークをやってみよう!

テレワークをやってみよう!

テレワークができる環境を揃えたら、まずは半日などの短い時間から社内の執務室ではない場所や会社の近くのカフェなどで実践し、テレワークに慣れていきましょう。実際にテレワークしなければならなくなった時に焦らず仕事を行うためにも、スモールスタートでトレーニングをしテレワークの環境に慣れておくことが大事です。
トレーニングをしていると、日ごろPCに向かっている時間が多いと思っていても、書類の捺印作業や紙文書による業務の依頼など、意外と紙に縛られた働き方をしていることに気付きます。本来テレワークを導入する際は、紙文書での業務を電子化するなどの対応をすることをおすすめしていますが、見直しには少し時間を要します。
今すぐテレワークで働けるようにしたいという方は、テレワークの時にできる仕事とできない仕事を整理して臨むことが良いのではないかと思います。

まとめ

今回は、今すぐテレワーク環境を整えたいという方のために、「これだけあればテレワークができる!必要な機器やITツール」についてご紹介しました。今回のご紹介内容は全てコニカミノルタジャパンで取り扱っておりますので、気になるツールがありましたらお気軽にお問い合わせください。

また、今回ご紹介したツールは一般的な業務をこなすために最低限必要なツールになります。職種や業界、セキュリティーの考え方などにより必要なツールは異なる場合もありますので、ご不明な点は一度コニカミノルタジャパンへご相談ください。

テレワーク環境を整えて、2020年の夏を快適に過ごせるように頑張りましょう!


コニカミノルタジャパンではテレワークを実行する上での様々な課題を解決するソリューションに加えて、人事・労務まわりの制度見直しまで、ご支援することが可能です。ぜひお気軽にご相談ください。

いいじかん設計 編集部

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