• 2019.09.20

    違反したら厳しい罰則も…勤怠管理方法を見直して多様な働き方へ一歩前進!

    違反したら厳しい罰則も…勤怠管理方法を見直して多様な働き方へ一歩前進!
    これまでは、有給休暇の取得や実労働時間について、客観的なデータで裏付ける管理は義務づけられてはいませんでしたが、2019年から施行される働き方改革関連法により、管理が義務になり、必要に応じて確証となるエビデンスが提示できるようにする必要があります。
    つまり、社員が隠れ残業をして、残業時間を過少申告した場合、会社がペナルティを科される可能性が出てきます。
    法による罰則が生じないようにするにはどうしたらいいのか、その仕組みづくりや、便利なツールをご紹介します。

INDEX

労働時間に対する働き方改革関連法の内容とは?

今年、2019年春に施行された働き方改革関連法では、残業時間の上限管理、有給取得管理が会社に義務付けられるようになりました。2019年度の対象は大企業ですが、2020年4月からは中小企業も対象になります。

その中でも、労働時間状況の把握は、タイムカードによる記録やPC等の使用時間の記録で確認できることが原則となります。今後、「勤務実績」や「就労申請」の集計や照会、分析を行うことが必須になっていくともいわれています。

参考:厚生労働省 時間外労働の上限規制わかりやすい解説

勤務実績、どのように申告していますか?

さて、みなさんの会社ではどのように勤務実績を登録していますか?
・勤務表に手書きで記入
・タイムカードにタイムレコーダーで印字
・EXCELファイル等に出退勤の時間を自分で記入
・社員証やICカードを専用の端末にかざして自動的に登録 など。
様々ありますが、この中で働き方改革法を遵守できる登録方法はどれでしょうか?

勤務実績、どのように申告していますか?

実は正確性や集計・管理面においてどれも一長一短で不十分な管理方法です。そして、どの管理方法であっても会社に行かなければ登録ができず、こっそり残業していても見つかりにくいということが共通しています。そして、これらについて対策をとることができれば、働き方改革関連法の労働時間の把握に関する項目を遵守できると考えます。

WEBを使えばいつでもどこでも!場所に縛られない勤怠管理

このコラムでも度々、場所に縛られない働き方をご紹介していますが、勤務実績の登録のために会社に行くという、意外なところに場所に縛られた働き方がありましたね。仕事は会社でするもの、と考えられてきましたが、これからは様々な環境下でも働ける仕組みを作っていかなければ、人材確保も継続的な企業活動も困難になっていくと言われています。

子育てや介護をしながら働く人や、災害時の安全確保のため出社が困難な時でも自宅で働ける環境づくりの一つとしても、勤怠管理方法の見直しが必要となってきているのです。

WEBを使えばいつでもどこでも!場所に縛られない勤怠管理

これからの働き方に合わせたシステムとして、WEB・クラウド管理で勤怠登録ができるツールがあります。WEB・クラウド管理の勤怠登録の一番のメリットは場所に関わらずアクセス、実績登録できることです。そこで、おすすめするツールがこちらです。

クラウド型勤怠管理システム AKASHI

このツールでは、出勤・退勤など勤怠に関する実績をWEBから申請することができます。PCだけでなく、スマートフォンからもアクセスができるので、会社に行かなくても申請ができます。

また、実績集計や照会、分析も一元管理できるので、管理者側にもとても使いやすい仕様です。実績データはCSVデータで出力し、給与システムなど別のシステムへ取り込むことも可能です。法改正やコンプライアンス対応も順次アップデートされるので安心して長く使えますよ。

隠れ残業を発見できますか?PC起動時間のログ管理は定期チェックしましょう

いつでもどこからでも勤怠申請ができてしまったら、こっそりサボったり、長時間残業してもバレないのでは!?と思われる方も多いと思います。このような勤怠管理の難しさからテレワークや在宅勤務が浸透しないという問題もあります。

また、とりあえず退勤の打刻をし、その後こっそり残業をする…という話もよく聞きます。隠れ残業は違法であるだけでなく、疲労の積み重ねで、知らぬ間に健康を害してしまうこともあります。隠れ残業を防ぐためにも、正確な勤怠状況の把握が必要ですが、どうすればいいのでしょうか?

隠れ残業を発見できますか?PC起動時間のログ管理は定期チェックしましょう

より正しく勤務時間を管理したいときには、PC起動時間のログをチェックすることが有効です。長時間労働をしているかどうかは、ログがあればすぐにチェックできます。そこで便利なツールが「SKYSEA Client View」です。

SKYSEA Client View

SKYSEAはIT資産の一元管理やセキュリティポリシーの設定ができることで有名ですが、PC起動時間のログも一括管理することができます。

SKYSEAで得たPC起動時間のログとAKASHIで申請された勤怠実績に大きな差が無いか確認することがで、勤務時間の過少・過大申告を発見することができます。

働き方改革法では、労働時間の過少申告をし続けると監督責任は企業側にあり、罰則を科される可能性があります。よくニュースで残業代未払い問題を見かけますが、これが一例です。

労働時間を過少申告することで、社員だけでなく社会的にも企業の信頼を失う問題になりかねません。このような罰則や問題の対象にならないように、定期的に勤怠実績とPC起動時間に大きなギャップが発生していないか、管理しましょう。

難しい営業職の勤怠管理もしっかりと。コスト削減もできる!?

難しい営業職の勤怠管理もしっかりと。コスト削減もできる!?

残業管理が難しい営業職も、この二つのシステムを使うことで、営業担当者の負担も減らし、労務担当者も管理がしやすくなります。

営業担当者は日中に外出し、定時後に帰社することが多いため残業時間が多くなりがちです。帰社する理由の多くは、勤怠申請や、書類による事務処理のためです。ですが、そこにAKASHI などのWEB管理の勤怠システムがあればわざわざ帰社する必要がなくなるので、外出先で事務処理をして仕事を終えることができます。もちろん、SKYSEAでPC起動時間のログも管理できるので、勤務時間の過少・過大申告も回避できます。

他にも、外出先から帰社するまでにかかる時間や交通費、その後に発生する残業代を削減することもできます。正確な勤怠管理は法対策だけでなくコストの見直しにもつながります。また、営業担当者にとっても移動による体力消費の軽減や、プライベート時間の確保などのメリットとなるでしょう。

さらに、書類による事務処理を見直せば、より柔軟で快適な営業活動ができるでしょう。

まとめ

さて、今回は働き方改革の法令を遵守した企業活動を行うためのしくみづくりや、便利なツールについてご紹介しました。

1.労働時間の過少申告は働き方改革法の罰則の対象です。WEB・クラウド管理の勤怠システムとPC起動時間のログ管理のダブルチェックで、勤務実績の過少・過大申告を防ぎましょう。
2.場所にとらわれない勤務実績の管理は多様な働き方も実現できます。貴重な人材を確保するためにもITツールを使ってより働きやすい環境を作りましょう。

あとは、残業禁止や、有給休暇取得を呼びかけるだけでなく、思い切って仕組みを見直してみましょう。そうすれば、今まで社内に蔓延っていた「定時退社しにくい」、「休みづらい」雰囲気も少しずつなくなるかもしれませんね。

コニカミノルタジャパンでは働き方改革法でのお悩みを解決するソリューションをご提案しています。
お気軽にお問合せフォームよりご相談ください。

いいじかん設計 編集部

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