• 2019.03.28

    テレワーク導入の不安、どう解消する?企業と従業員のメリット・デメリット

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    テレワーク導入の不安、どう解消する?企業と従業員のメリット・デメリット
    時間や場所にとらわれず柔軟に働くテレワーク。移動時間が減りワーク・ライフバランスが改善するなど多くのメリットがあります。

    一方で導入にあたっては労務管理ができない、正当に人事評価されるか心配など、経営者・従業員双方から不安の声が聞こえます。

    成功例を参考に自社に合ったテレワークの「スタイル」を見つけましょう。

INDEX

テレワークとは?!場所や時間にとらわれない働き方を実現する

テレワークは情報通信技術(ICT=Information and Communication Technology)を活用して、時間や場所の制約を受けずに柔軟に働く形態のことです。

現代では通信技術の発達やモバイルデバイスの普及によって、職場以外でも普段と同じように仕事ができる環境になってきています。

例えばテレワークの活用でオフィスに行かずに仕事ができれば、営業職の直行直帰などで移動時間を節約し、その分を機敏な顧客対応や顧客訪問回数の増加などに当てられます。また在宅勤務は子育てや介護による離職防止など、多様な人材の維持・確保にも役立ちます。

このような効果から、テレワークは政府が進める「働き方改革」の有効な対策として取り上げられています。

働く環境や雇用形態に合ったテレワークとは?

外出先や在宅勤務というシチュエーションが出てきましたが、テレワークには雇用形態や働く場所で4つの分類がされています。

企業によって導入するタイプの違いや、適用の対象を一部に限定するか全面とするか、特定職種のみとするかなどが異なってきます。

1.モバイルワーク(雇用型)

テレワークの代表的な形態で、企業に雇用されている従業員がオフィスなどの施設にとらわれず、どこでも仕事が可能な環境を作ります。

営業やSE(システムエンジニア)、サポートなど顧客対応業務の方に向いています。

2.在宅勤務(雇用型)

企業に雇用されている従業員が、自宅を働く場所にする形態。妊娠・育児・介護などをはじめ、様々な理由で通勤が困難な方にも働く機会をつくることができるようになります。

また研究・開発部門など、パフォーマンスが勤務場所に依存しない業務の方にも向いています。

3.施設利用型勤務(雇用型)

企業に雇用されている従業員が、サテライトオフィスやスポットオフィスなどで仕事をする形態。

最近では、通信環境の発達や文書の電子化によって、例えば出張先や出先などでもネットワーク越しに自席と同様の情報にアクセスできるように整備している企業も増えてきています。

施設利用型勤務の場合、移動時間をかけて本社・支社に出勤しなくても近くの営業所やスポットオフィスで済ませられるメリットがあります。

企業が行うこれらのテレワークには、全面導入している「常時テレワーク」から月数回、あるいは午前中など時間帯を限定した「随時テレワーク」など、実情に合わせて色々な導入形態があります。

4.自営型

個人事業者や小規模事業者が行うテレワークでSOHO(Small Office/Home Office)とも呼びます。

テレワーク導入によるメリットとデメリット

時間や場所にとらわれず柔軟に働く。メリットばかりに見えますが、企業の導入はまだ一般的とは言えない状況です。例えば、2018年の「都内企業(従業員30人以上)におけるテレワーク導入率調査」ではテレワーク導入済企業の割合は2割前後となっています。

改めてテレワークのメリットと、導入の課題・障害となるデメリットを見ていきましょう。

テレワークのメリット

・静かな自宅などで集中でき生産性が向上
・ワーク・ライフバランスの実現
・通勤・移動時間の短縮
・営業生産性の向上、顧客満足度の向上
・人材の採用・確保、流出の防止
・オフィスコストの削減
・育児による退職の防止

テレワークによって通勤・移動時間が短縮するとワーク・ライフバランスが向上する好循環が見られます。また働く場所やタイミングが増えることで、生産性と顧客満足度が向上するなど企業にとってもメリットがあります。

テレワーク導入にあたっての課題・障害(デメリット)

・情報セキュリティの確保
・適正な労務管理
・適正な人事評価
・対象業務が限定的になる可能性がある
・社員間のコミュニケーションが減少する可能性がある

企業にはICTや情報セキュティに投資が必要というコスト面の他に、従業員の自由度が上がる分、労務管理できるかの不安があります。人事評価に勤務態度が含まれる場合、正当に評価されることを保証するなど制度面のサポートも必要です。

コニカミノルタジャパンのテレワーク事例

コニカミノルタジャパンでは本社移転を契機に2013年から働き方改革に取り組み、フリーアドレスや保管文書ゼロ化、フレックス制度、テレワークの導入など多角的な施策を実行してきました。

全支社・営業所・サービス拠点でテレワーク可能に

コニカミノルタジャパンでは、200以上の全国拠点をテレワーク利用に活用するなど、段階的な展開を経て、2016年度より全社にスーパーフレックス制度を適用してテレワーク制度運用を実施しました。

また、「保管文書ゼロ化」運用によって、場所にとらわれず働ける環境を実現したことなどが評価され、2017年に日本テレワーク協会テレワーク推進賞「奨励賞」を受賞しました。

富士山の約1.2倍相当の文書を86%削減

コニカミノルタジャパンは2013年から「いつでもどこでも働ける環境」をテーマに働き方改革を進めていますが、その中で「紙にしばられた働き方」がテレワークやフリーアドレスの導入を妨げてしまう問題であることに気づきました。

・紙がある場所でないと仕事ができない
・直行直帰がしづらい
・情報管理が属人化し、共有化できない

そこでコニカミノルタジャパンでは、モバイル対応の稟議・決裁システム導入や、文書の電子化を進めるなどして、全国で富士山の1.2倍相当の文書を86%削減しました。

これらの取り組みが場所にしばられないテレワーク環境実現の大きな要因の一つとなっています。

段階的な導入

コニカミノルタジャパンのテレワークは2013年から始めた「働き方改革」の一環として、段階的に導入されています。環境や制度を整備しつつ、従業員の意識改革を行いながら適用業務を拡大してきました。

・2014年:ICTインフラの整備で社内環境を整える
・2015年:サテライトオフィスの拡充で社外環境を整える
・2016年:保管文書ゼロ化の運用を開始、一部の部門でテレワークのトライアルを実施
・2017年:全社でテレワークの運用を開始

まとめ

政府が進める「働き方改革」では「柔軟な働き方がしやすい環境整備」がうたわれており、テレワークはその有力な施策の一つです。

職場での勤務に比べ、働く場所を柔軟に選べるテレワークは、通勤時間の短縮及びワーク・ライフバランスの向上、仕事に集中できたり育児や介護と両立できるなど、従業員にとって大きなメリットがあります。

企業にとっても業務効率化や従業員の満足度向上や離職防止、優秀な人員の確保やオフィスコストの削減などのメリットがあります。

一方テレワークの実施にあたっては労働時間の管理が難しい、情報セキュリティの確保ができない、人事評価制度が対応していないなどの問題・課題があり、一歩一歩環境を整備していくことが成功への近道となります。


コニカミノルタジャパンではテレワークを実行する上での様々な課題を解決するソリューションに加えて、人事・労務まわりの制度見直しまで、ご支援することが可能です。ぜひお気軽にご相談ください。

いいじかん設計 編集部

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