• 2019.03.28

    業務効率化に役立つITツール4選

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    業務効率化に役立つITツール4選
    時間や場所にとらわれず柔軟に働くテレワーク。テレワークでもオフィスにいるかの様に不自由なく仕事をするためには、「情報検索・資料作成・共有」「コラボレーション/コミュニケーション」「稟議確認・承認」の3つの要素が必要です。

    これらの要素を実現するのに有効なITツールを探っていきましょう。

    まず取り上げるのは情報共有や共同作業に使える「Office 365」、モバイル稟議・決裁を可能にする「X-point」、セキュリティと利便性を両立する「どこでもプリント」、富士山1.2倍分の文書を86%削減したコニカミノルタジャパンのノウハウが生きる「らくらく!文書削減パック」です。

INDEX

どこでも情報共有可能にする「Office 365」

マイクロソフトの普通の「Office」は買い切り型ですが、「Office 365」は月ごとや年ごとに幾ら、という期間払い型のOfficeです。WordやExcel、Outlookなどお馴染みのソフトが使えるという意味では、両方共基本機能は同じです。

企業版「Office 365」ではOfficeに加え、全社の情報共有に便利なポータルサイト「SharePoint Online」や、Web会議/チャットができる「Skype for business」もセットになっているのがメリットです。コニカミノルタジャパンでも全社向け情報共有基盤に「SharePoint Online」を活用しています。

また「Office 365」の優位性の一つが「Office Online」という共同作業できる機能です。誰かが文書を開いている時に、他のメンバーもファイルを開けます。さらに、お互いの編集内容がリアルタイムに反映されます。

「Office 365」を使えば毎回手元にファイルをコピーしたり、他の人の作業を待たなくても良くなるので、業務効率が上がります。

いつでも稟議・決裁可能にする「X-Point」

定型業務は効率化しやすい分野です。「X-Point(エクスポイント)」は紙ベースの稟議・決裁フローを電子化するツール。忙しく外出が多い上司でも隙間時間や外出先から承認できるモバイルワークにも対応しているので、会社としての意思決定スピードも上がります。

「X-Point」の特長

・紙のような直感的な入力フォームで迷わず使える
・ワンクリックで承認でき、決裁スピードが大幅アップ
・スマホにも対応しているので外出先でも承認や申請が可能
・様々な絞り込みで過去データの検索もラクラク

導入にあたっては自社サーバーが不要で運用コストが低いクラウド版と、パッケージ版が選べます。

セキュリティと利便性を両立する「どこでもプリント」

場所にしばられずに仕事ができる環境では、プリンターを選ばずに出力するなどの利便性が求められます。また、プリント書類放置による情報セキュリティリスクや、不要なプリントのコスト増も解消したいところです。

そのためには、認証プリントのしくみを活用して、身近なプリンターを選んですぐにプリントができ、同時に機器やログを一括管理できる環境を作ることをおすすめします。

SmartSESAMEの「SecurePrint! Suite」はセキュアプリントシステムの分野でシェアNo.1。メーカー・機種を選ばす、どの複合機・プリンターでも認証プリントを実現できる点が評価されています。

また「Y SOFT SAFE Q」は、メンバーや文書の属性によってセキュリティを管理し、そのログを保管できるソリューションです。
不正利用の防止、ログ統計によるコスト把握、印刷環境の集中管理などに効果があります。

紙文書を削減する「らくらく!文書削減パック」

冒頭で触れたとおり、コニカミノルタジャパンでは保管文書ゼロ化プロジェクトを実施し、富士山1.2倍分の紙文書を削減するなど、大きな成果を出しました。

そのノウハウを盛り込み、紙文書削減の支援を行うサービスが「らくらく!文書削減パック」です。

例えば文書管理規程で文書保管期間を定めているにも関わらず、適切な廃棄ができておらず、どんどん紙文書が増えていませんか。

オフィス移転やリニューアル、オフィスが手狭、保管場所に困っている、働き方改革に向けペーパーレス化を進めたいなどのタイミングは、紙文書削減のチャンスです。

紙文書削減の意義

「働き方改革」の施策として業務効率化したい、さらにテレワークなど外出先で仕事できる環境を実現したいなら、保管している紙文書の見直しと削減は有効な第一歩と言えるでしょう。これによって有効な情報共有の在り方も見えてきます。

稟議・決裁ワークが紙ベースだったり、外出先から必要な文書にアクセスできない環境では効率は上がりません。紙文書削減を通じて、文書の電子化や業務のモバイル化を進めることが紙=場所にしばられない働き方につながるのです。

サービス内容

「らくらく!文書削減パック」のサービスには2種類があり、コニカミノルタジャパンの自社実践ノウハウを活かして、お客様の文書管理規定を反映した文書削減ガイドラインの作成を支援することが基本です。

お客様ご自身で効果的な紙文書削減を実施できる様に、コニカミノルタジャパンのノウハウが詰まった削減ガイドの雛形やレクチャー動画、各種ツールをご提供するコースと、ツールコースには含まれないご支援を要望のお客様には、コニカミノルタジャパンのSE(システムエンジニア)が自社実践ノウハウを用いて、お客様の紙文書削減活動を直接ご支援するメニューがあります。

詳しくは「らくらく!文書削減パック」のページをご覧ください。

まとめ

全社の情報共有やメンバー間の共同作業を可能にする「Office 365」、ワンクリックで決裁でき処理が早くなる稟議・決裁システムの「X-Point(エクスポイント)」など、業務をオンライン化して業務効率化に役立つツールをご紹介しました。

またセキュリティと利便性を両立するプリント管理や紙文書の削減は、フリーアドレスやテレワークを成功させるポイントとなる「紙にしばられない働き方」を実現する施策となります。

ここまで有効なITルールを中心に紹介してきましたが、働き方改革を成功に導くためには、ITツール導入を検討するよりも前にそれぞれの企業に合った働き方改革の目的と目標を整理することが必要です。

自社実践のノウハウがあるからこそ、お客様に最適な支援が可能なコニカミノルタジャパンにぜひご相談ください。

いいじかん設計 編集部

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