欠品が起きてしまう理由

欠品が起きてしまう理由は、在庫数を把握できていないことが原因です。正しい在庫数を把握出来ていないため、過小発注をしてしまい、受注に対して商品が足りなくなり、欠品となってしまいます。ではなぜ在庫数を把握できていないのでしょうか？
在庫数を正しく把握できない理由は下記のことが考えられます。

• 倉庫の整理整頓ができておらず、現品確認時に誤った在庫数を記録している。
• 入庫時、出庫時の情報をきちんと記録できていない。
• 適正在庫を把握できていない。

在庫を増やさないで欠品を防止する方法

欠品を防止するために発注数を増やしてみても、今度は過剰在庫、不良在庫となってしまう可能性があります。では在庫を増やさずに欠品を防止するにはどのようにしたらよいでしょうか。

正確な入出庫在庫と棚卸をする

入庫時、出庫時の情報をきちんと記録しましょう。そして定期的な棚卸も行いましょう。
入庫・出庫の記録、定期的な棚卸を行う事で、倉庫内の現品の状態の変化や異常に気付くことができます。そして、在庫情報のデータと現品の一致も確認することもできます。

倉庫内を整理整頓する

倉庫内の整理整頓は常に意識して行いましょう。倉庫内の整理整頓ができていないと、在庫商品の混在等が発生し、間違った在庫情報を記録してしまい、現品とデータの不一致の原因となります。また入庫作業、出庫作業、棚卸作業も倉庫内が整理整頓されていると作業がスムーズに進行しますので、業務の効率化につながります。ロケーション管理等もきちんと設計し、これらのことのルール化を行いましょう。

リードタイムを把握する

入庫する商品のリードタイムを適切に把握しましょう。発注してから入庫するまでのリードタイムは商品によって様々ですが、リードタイムが短いもの、長いものがありますが、リードタイムが長いものに関しては１回の発注量を考慮していかなければなりません。このように入庫する各商品のリードタイムは適切に管理しましょう。

適正在庫を把握する

適正在庫(欠品にならず、かつ余剰在庫にもならない、ちょうどよい量、在庫数の上限と下限を決める)を把握しましょう。適正在庫を把握するには、まず下記のような現状分析を行いましょう。

• 方法1.ABC分析
  ABC分析とは、売れ筋商品とそうではない商品を分類する分析方法です。すべての製品を同じように管理することが理想ですが、実際には場所や人手などのリソースには限りがあるので、重要商品を重点的に管理することがABC分析の目的です。
  ABC分析は、商品を3種類に分類します。
  

  Aランク	売れ筋商品。　在庫を切らさないように重点的に管理する。
  Bランク	ほどほどに売れる商品。　管理は現状維持。
  Cランク	売れない商品。管理を緩める。在庫切れもある程度は許容。

• 方法2.在庫回転率分析
  在庫回転率分析とは、在庫がどれだけ消費されたかを示す指標です。数値が大きい方が良いとされています。それだけその商品が売上に貢献していることを意味しています。
  下記の計算式で算出します。
  
  在庫回転率 = 期間出庫数 / 期間平均在庫数
  期間平均在庫数 = (対象期間の期首在庫数 + 対象期間の期末在庫数) / 2
  
  売れ筋、死に筋の商品を把握し需要予測を立てたり、健全な経営ができているかを確認するのが在庫回転率です。在庫回転率は業種によって水準が変わり、季節によっても変動があります。前年同期比や同業他社と比較するなどの工夫をするとよいでしょう。

市場の需要予測を行う

将来必要になる在庫数を予測し目安を知りましょう。需要予測を行うには、これまでの過去の販売実績データ等の内部環境の分析、取引先の情報やお客様のニーズ等の外部環境の分析を行いましょう。最近ではAIを使って過去の販売実績データや天気情報、休日祝日、イベントなどの情報を使って将来の需要予測を行うシステムを利用しているところも増えてきています。

欠品が起きてしまった時の対応方法

色々と対策を講じていても、予想外の人的ミスや急な需要増などで、欠品が起きてしまった場合はどのように対処したらよいでしょうか。
取引先やお客様との信頼関係を崩さないためにも対応は丁寧かつ迅速に行いましょう。
対応としては、欠品している事実と状況、再入荷の見通し、今後の対応を正直に伝え、代替品の提案を行います。また、決済が完了している場合には返金の対応方法も明確に伝えましょう。

まとめ

今回は、欠品を起こさない在庫管理方法について解説しました。
欠品が起きてしまう理由は在庫をきちんと管理、把握できていないことが原因であることが多いです。アナログな方法ですが、倉庫の整理整頓は基本です。製造業などの倉庫では5S(整理・整頓・清掃・清潔・しつけ)を徹底しているところも多くみられます。

これらのルール化・マニュアル化を行い、周知徹底を行う事が重要です。整理整頓ができていれば、入荷、出荷、棚卸などの業務もスムーズに行えるようになり、記録ミス等の削減につながり、データと現品が一致する状態になります。

次に自社の適正在庫の把握をするために分析を行いましょう。これらの一連の流れを維持し続けることで、欠品の発生率は格段に下がるでしょう。ITツールの導入も非常に効果が高いでしょう、最近ではAIでの需要予測機能なども盛んですので、色々なものを体験して自社に合ったツールや手法を模索しながら進めていくと良いでしょう。