在庫管理の目的と必要性

在庫管理は小売業や製造業等様々な業種で利益に直結する非常に重要な業務です。
在庫管理がうまくいっていないと、在庫不足による機会損失や余剰在庫による廃棄ロス、保管費用の増大につながります。
つまり、在庫管理がうまくいかないと企業の経営はうまくいきません。

在庫管理の課題と経営への影響

在庫管理方法課題

在庫管理の方法は各社様々ですが、紙への手書きやExcel等での管理を行っている場合、紛失や記入ミス、記入漏れ等の人的ミスが発生することが多くあります。また、紙ベースの台帳とデータとの二重管理による管理の複雑化等の問題もあります。

煩雑な在庫管理のリスク

在庫管理は在庫数が多くなっていくと情報の複雑化に伴い、人的ミスも増えてきて管理が煩雑になってきます。先でも述べたようにデータの紛失や記入ミス、台帳の二重管理等があった場合、正確なデータの把握が難しくなります。

利益・経営への影響

在庫管理が正確にできていないことで、欠品による機会損失による売上低迷や必要以上に仕入れてしまい余剰在庫や長期保管による不良在庫が発生することにより、キャッシュフローの悪化、経営に悪影響を与えることになってしまいます。

在庫管理がうまくいかない理由

在庫管理のルールが決まっていない

在庫管理がうまくいかない理由の根本にあるのは、ルールを設定していないことにあります。在庫管理の効率化を進めるうえで重要なことが、ルールを作り、周知徹底することです。在庫管理作業を行うのは人なので、管理におけるルールが無い、もしくはあいまいになっているとヒューマンエラーが発生し管理サイクルがうまくまわりません。

ヒューマンエラーが多い

記録漏れや記録ミス等、ヒューマンエラーは必ず発生します。在庫管理は人が行うことなので、人的ミスをゼロにすることは不可能です。しかし発生件数を限りなく少なくすることは可能です。先程述べたように在庫管理のルールを徹底し、ミスを逃さない運用環境を作ることがヒューマンエラーの軽減につながります。

在庫情報を更新していない

在庫情報を更新していない、更新頻度が少ない等の場合、在庫数を正確に把握できません。こちらに関してもこまめに在庫を確認するように更新頻度をルールに組み込んで運用していくことが望ましいです。

保管場所を整理していない

保管場所を整理していないと、在庫数の確認や、入庫時、出庫時にも時間を要することになり、作業効率の低下につながります。常日頃から整理・整頓を心がけて清掃をし、清潔を保ちましょう。また自分だけでなく、他の人たちも同じようにできるよう教育をしていくことも重要です。

製造日をきちんと管理していない

在庫管理の基本的な概念として「先入れ先出し」(FIFO)があります。これを行う事で製造日順の出荷が可能になります。これができていない場合、製造日の古いものが残り不良在庫となってしまいます。

在庫管理を効率的に行う4つのコツ

需要を予測する

効率的に在庫管理を行うには、需要を正しく把握することがポイントになります。必要な時に、必要な分だけ供給できるように需要を正しく予測することが望ましいです。昨今ではAIを活用し売上実績データ等から需要を予測するシステムを導入する等、各社様々な工夫をしています。

在庫管理のルールを決める

在庫管理においてきちんとしたルールを作り、周知徹底するようにしましょう。管理ルールがあいまいになっていると、必ずミスが発生します。また発生したミスにも気づけないといった最悪の事態を防ぐためにも必ずルールを作り、マニュアル化を行い、ミスを逃さない管理体制を整えましょう。

保管場所を整理整頓する

保管場所が整理整頓されていなければ、入庫・出庫・在庫すべての作業において効率の低下を招きます。整理・整頓を心がけて清掃し、清潔を保つことを心掛け、徹底しましょう。

在庫管理システムを導入する

作業効率を向上させるためにはITツールが効果的です。在庫管理システムを導入し、紙ベースの台帳やExcel台帳といったものから脱却しましょう。在庫管理システムと一口にいっても様々なものがあります。代表的なものの１つでWMS(倉庫管理システム)では入荷管理、在庫管理、出荷管理、棚卸管理等、倉庫内で発生する作業の始まりから終わりまでWMS(倉庫管理システム)１つで管理できます。昨今ではAIを搭載したものもありますのでこういったツールも一度検討してみてはいかがでしょうか。

在庫管理業務の改善プロセス

課題を明確にする

在庫管理に関わらず、改善を行うには課題を明確にし、認識しなくてはなりません。まずは現状分析を行い、どんな課題があるのかを認識しましょう。

在庫管理の重要性を認識・共有する

在庫管理の重要性はこれまでにも説明してきましたが、在庫管理がうまくいっていないと、欠品による機会損失や余剰在庫の発生等利益に直結し経営に影響を与えることになります。逆に言うと、在庫管理がうまくいっていると健全な経営ができる可能性が高いという事です。これらの認識を社内のすべての人で共有し、業務改革を進めていくようにしましょう。

データを取る

現状の課題が認識できたら、その課題を数値化しましょう。課題となっている部分ではどのくらい時間がかかっているのか？別の方法でやるとどのくらい時間短縮できるのか？システムを導入するとその時間は0になるのか？等、具体的に数値化していくと、その課題に対してどの程度改善が必要か、どの程度コスト削減できるかが見えてきます。

在庫管理業務をマニュアル化する

在庫管理業務のルールを作成したら、マニュアル化を行い作業者に共有しましょう。マニュアルは誰が見ても理解できるようなものが望ましく、それには工夫が必要ですが、わかりやすいマニュアルを作成し共有することにより、業務の属人化を防ぐことができます。また、マニュアルは一度作ったら終わりではなく、定期的に見直しを行い、常に工夫しアップデートしていくことを心掛けましょう。

在庫管理業務をシステム化する

在庫管理業務のルール化、マニュアル化ができたら、次はシステム化をすることを考えていきましょう。業務の効率化やコスト削減にはITツールは欠かせないものとなっています。特に最近では需要予測システムとしてAIの活用が進んできています。販売実績データや、天気データ、人流等を加味して商品の需要を予測するものです。
自社の課題が抽出できたら、その課題に対してどんなシステムが有効かという部分を検討し、導入検討することをお勧めします。

まとめ

今回は在庫管理の基本的な事からなぜうまくいかないか、どのように効率化していくかといった内容をご紹介してきました。各社、各業種で在庫管理方法には様々な違いがあり、それぞれにあった方法で工夫を凝らして在庫管理を行っています。POSやハンディターミナルを導入したり、在庫管理システムを導入したり、業種業態によって様々です。最近ではAIによる需要予測システム等を取り入れているところも珍しくなくなってきました。しかし、便利なシステムを導入しても今回ご紹介した在庫管理の基本概念は在庫管理の根幹であり、これらを念頭におき業務を進めていかなければなりません。在庫管理は利益に直結する重要な業務ですのでしっかりと管理体制を作り、ルールに沿った運用を行っていきましょう。また、今回ご紹介したものはあくまでも一般的な初歩的な部分ですので、常に自分の組織にとってどういう方法が最適なのかを考えながら工夫をし、自組織にあった方法を身につけていくとよいでしょう。