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文書を保存、利用するボックスについて(ユーザーボックス)

ユーザーボックスでできること

本機にはユーザーが文書を保存、利用するためのボックスを作成できます。このボックスをユーザーボックスと呼びます。

本機で読込んだ原稿データを、ファイル化してユーザーボックスに保存できます。また、ネットワーク上のコンピューターからプリント指示したデータも保存できます。ボックスに保存したファイルは、印刷や送信が可能です。

よく使う原稿データをボックスに保存しておけば、印刷や送信するときに原本やデータを探す必要がなく、コンピューターからのプリント操作も不要なので、時間短縮と効率アップが可能です。

ユーザーボックスの種類

ここでは、以下のボックスの活用方法を説明します。

種類

説明

[共有]

すべてのユーザーが、文書を保存し、利用できる、共有のボックスです。アクセスする人に制限を設けたい場合は、ボックスにパスワードを設定できます。

原稿を電子化してボックスに保存しておけば、スタッフ全員が同じ情報を共有できます。また、次回印刷するときに、原本やデータを探す必要がなく、コンピューターからのプリント操作も不要なので、時間短縮と効率アップが可能です。

SMBファイル共有機能を使えば、共有ボックス内のファイルをネットワーク上で共有することもできます。

[個人]

ユーザー認証を導入しているときにログインしたユーザーだけが、文書を保存し、利用できる個人用のボックスです。他のユーザーがログインしたときは表示されないため、誤ってボックス内のファイルを削除されることがありません。

よく使う原稿を電子化してボックスに保存しておけば、印刷や送信するときに原本やデータを探す必要がなく、コンピューターからのプリント操作も不要なので、時間短縮と効率アップが可能です。

[グループ]

部門管理を導入しているときに同じ部門(グループ)のユーザーだけが、文書を保存し、利用できるグループ用のボックスです。他の部門のユーザーやパブリックユーザーがログインした場合は表示されません。

文書をグループボックスに保存しておけば、部門グループ内で同じ情報を共有できます。

ユーザーボックスを参照できるユーザーの種類

ユーザーの種類によって、参照できるユーザーボックスが異なります。本機では次のユーザーの種類があります。

項目

説明

登録ユーザー

ユーザー認証を導入している場合の、本機にユーザー登録をしている使用者の呼称です。

パブリックユーザー

ユーザー認証を導入している場合の、登録ユーザー以外のユーザー呼称です。設定によっては一部の機能が制限されます。

管理者

本機の管理を行う管理者です。パスワードの有無にかかわらず、すべてのボックスの作成、変更、削除ができます。

ボックス管理者

本機の管理者が、ボックス内のファイルの管理だけを委任したい場合は、ボックス管理者を設けることができます( 初期値:[認めない])。ボックス管理者はすべてのユーザーボックスとシステムボックスを参照できます。詳しくは、こちらをごらんください。