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部門管理を導入する

概要

部門管理を導入すると、複数のユーザーをまとめて、部門単位で管理できます。部門の認証情報は、本機の内部で管理します。

部門ごとにパスワードを設定して本機の使用を制限できます。また、部門ごとに使える機能を制限したり、本機の使用状況を管理したりできます。

ユーザー認証と部門管理を組合わせて、各ユーザーを部門ごとに管理することもできます。たとえば、ある部署に所属する社員には印刷を許可する一方、別の部署の社員には、印刷を許可しないといった使い方ができます。また、部署ごとに印刷枚数を集計して、それぞれの部署にコスト意識をうながすという使い方もできます。本機にログインするときには、ユーザー名を入力するだけでログインできます。部門を指定する必要はありません。

部門管理を導入する場合は、次の手順で設定してください。

  1. 部門管理の基本設定をする

    • 設定のしかたは、こちらをごらんください。

  2. お使いの環境に応じて、次のオプション設定をする

    目的

    参照先

    ユーザー認証と連携したい

    こちら

    部門ごとに使える機能を制限したい

    こちら

    ログアウトするときの本機の動作を設定したい

    こちら

部門管理の基本設定をする

部門管理を有効にします。あわせて、部門を登録します。

  1. 管理者モードの[ユーザー認証/部門管理]-[認証方式]で、次の設定をします。

    設定

    説明

    [部門管理]

    部門管理を導入するときは、[管理する]を選びます。

    初期値は[管理しない]です。

    [部門管理認証方式]

    部門認証の方法を選びます。部門管理だけを行う場合に設定します。

    初期値は[部門名+パスワード]です。

    [ユーザー認証/部門認証の連動]

    ユーザー認証と部門管理を組合わせて利用する場合は、ユーザ認証と部門管理を連動するかどうかを選びます。

    • [連動する]:ユーザーと部門が1対1の場合に選びます。ユーザーを登録するときに、ユーザーの所属部門を指定することで、ユーザーとしてログインするだけで、部門としてもログインします。

    • [連動しない]:ユーザーが複数の部門に参加する場合に選びます。本機にログインするときには、ユーザー名を入力したあと、部門を指定してログインします。

    • [ユーザーが設定する]:ユーザー認証と部門認証を連動するかどうかを、ユーザーに選ばせます。

    初期値は[連動する]です。

    [ユーザーカウンター割当て数]

    ユーザー認証と部門管理を組合わせて利用する場合は、ユーザーに割当てるカウンターの数を入力します。

    カウンターは、ユーザーと部門合わせて1000まで割当てられます。たとえば、ユーザーカウンターを950割当てた場合は、部門カウンターは50まで割当てられます。

    [上限値到達時の動作]

    それぞれの部門には、印刷できる枚数に上限を設定できます。ここでは、上限を超えた場合の動作を選びます。

    • [ジョブ飛越し]:実行中のジョブを停止して、次のジョブの印刷を開始します。

    • [ジョブ停止]:すべてのジョブを停止します。

    初期値は[ジョブ飛越し]です。

  2. 管理者モードの[ユーザー認証/部門管理]-[部門管理設定]-[新規登録]で、部門を登録します。

    設定

    説明

    [登録No.]

    部門の登録番号です。[空き番号を使う]を選ぶと、空いている小さい数字から自動的に登録されます。番号を指定したいときは、[直接入力する]を選び、番号を入力します。

    [部門名]

    本機にログインするときの部門の名前を入力します("を除く半角8文字以内)。

    手順1の[部門管理認証方式]で[部門名+パスワード]を選んだ場合に設定します。

    [パスワード]/[パスワードの再入力]

    本機にログインするときのパスワードを入力します("を除く半角64文字以内)。

    [機能制限]

    必要に応じて、部門が使える機能を制限します。

    詳しくは、こちらをごらんください。

    [上限設定]

    必要に応じて、部門が印刷できる枚数の上限や、登録できるボックス数の上限を設定します。

    詳しくは、こちらをごらんください。

  • 部門を登録したあと、[続けて登録]をクリックすると、部門の一覧画面に戻らずに、続けて別の部門を登録できます。

  • [一時利用停止]で[停止する]を選ぶと、登録部門を一時的に無効にできます。