安芸農業協同組合（JA安芸）様は、広島市安芸区などの地域を管内とするJA。広島県のJAは、個人情報保護対策に積極的に取り組んでいますが、その中でもJA安芸様は、パソコンなどの電子データに「キャプチャー監視システム」を導入し、独自のセキュリティー対策を推進。今回、bizhub 423の導入で、紙媒体のセキュリティー対策を講じられました。

コピー機の更新を機に紙媒体のセキュリティー強化を

JA安芸様がコピー、FAX機のセキュリティーを一新されたきっかけは、長年使用してきたコピー機の更新でした。「デジタルデータのセキュリティー対策は進んでいましたが、紙媒体の対策がまだでした。これをコピー機の更新を機にぜひ解決したかったのです」と語るのは、リスク管理部係長の浅原正博様。

JAは、銀行業務、保険業務などもしているため、個人情報の保護は最重要課題のひとつです。しかし紙は持ち出しが容易なため、そのセキュリティー確保は難しい。「セキュリティーの穴がないシステムを構築するために、メーカーの選定には慎重を期しました」と浅原様。メーカーを選ぶに当たっては、それぞれのショールームやデモ環境で、シミュレーションを繰り返しました。その結果、見つかったのが、思わぬセキュリティーホール。「コピーの画像ログを転送する際に、ネットワーク障害が起こったり、悪意を持った人物がケーブルを抜いたりすれば、ログが残らないことがわかりました」最初は、どのメーカーもこの落とし穴に対応できなかったとのこと。 「コニカミノルタさんだけが、その対応策を考慮し、提案してくれたのです」それは、複合機の内蔵メモリにログデータを貯めておき、ネットワークが復旧後、転送する仕様のこと。「採用の決め手は、その対応力と高い技術力。国内の複合機メーカーでは一番信頼をおいています」とうれしいお言葉をいただきました。

すべての文書の電子ファイル化を見据えて

現在、本店2台、支店3台で稼働しているシステムですが、年度毎に更新を迎えるコピー機から置き換えを進め、最終的には20台超すべてをこのシステムにするご予定です。「JAという組織には、アナログの管理体制が根強く残っている部分もあって、まだ紙のメディアも多い。台帳などの紙ベースの情報は、紛失してしまったら調べようがない状況です。今後、すべての複合機のセキュリティーが確保されれば、さらにその先にある展望、文書の『電子ファイル化』が見えてくるはずです」とおっしゃるのは、組合長の永山洋介様。