RPA導入企業必見！「Bill One」で自動化がはかどる見逃せない理由とは？

2021.10.07

「RPAでさらなる業務効率化を目指したい」「請求書関連の業務で自動化を実現したい」
この記事ではそんな悩みを一発で解消できる、請求書業務の自動化がはかどるBill OneとRPAのコンビネーションの効果をご紹介します。
特にRPA導入企業において効果を発揮するので、次の一歩を検討されている方は必見です！

まずは今回の主役「Bill One」を簡単にご紹介

「Bill One」とは？

クラウド請求書受領サービス「Bill One」はSansan株式会社（以下、Sansan社）が提供する、請求書の受領からデータ化に加え、ワークフローや保管など請求書に関する多くの業務をオンライン上で完結できるサービスです。

通常の請求書受領業務では、まず企業の発行する請求書を受領し、振り分けて、回覧・承認、請求書の回収を行います。登場人物が多くなるので、全体の工数が多くなりがちです。

そこにBill Oneを導入するとこのようになります。

郵送やメールなどさまざまな方法で届く請求書の受領をBill Oneに集約し、請求書のデータ化を実施。ワークフローシステムの搭載により承認まで完了します。特に大きな価値は、請求書を受け取ることなく、スキャンもせず、データ化して一元管理できることです。これにより出社の必要がなくなります。

従来のOCRなどによる電子化ソリューションでは、紙を受け取る業務やスキャンをお客様で実施する必要がありましたが、その点、Bill Oneなら請求書の受領からデータ化まで一気通貫でできるためさらなる生産性の向上が図れます。

もう少し詳細な情報が欲しい方は、以下のURLも参考にしてください。

https://www.konicaminolta.jp/business/solution/bill-one/index.html

なぜコニカミノルタが「Bill One」を紹介しているの？

なぜコニカミノルタがBill Oneを紹介しているのか気になった方もいらっしゃるかもしれませんね。答えは簡単で、弊社はSansan社のパートナー企業だからです。

弊社では働き方改革自社実践で得た経験・知識をお客様に提供させていただき、お客様の働き方改革をご支援させていただいております。

弊社においても請求書業務のデジタル化に取り組み、請求書の送付業務についてはテレワークでも対応可能となりましたが、請求書の受領のための出社が課題となっていたため、紙やPDFなど、さまざまな形式で届く請求書をデータ化し、オンライン受領できるクラウド請求書受領サービスBill Oneを導入しました。

その結果、請求書対応に関する出社が減少したほか、デジタル化による抜け漏れの減少、業務効率化といった成果が得られています。

今回、自社実践で効果を確認できたBill Oneを、紙業務の効率化を行うソリューションのラインナップとして揃え、RPAなどの既存のソリューションと組み合わせることにより、お客様のDXへの取り組みを強力に支援させていただいております。

気になる「Bill One」の料金は？

そんな効果を実証済みのBill Oneですが、利用料金が気になる方も多いかと思います。ただ、料金はご利用されている請求書の状況によって金額が変わってきます。
そのため、気になる方はぜひお問い合わせフォームでお気軽にご連絡ください！

お客様の状況に合わせて、簡単に参考となる金額をご提示させていただきます。

RPA導入企業必見！「Bill One」でさらなる生産性向上が図れる理由とは？

まずはRPAで自動化する前に請求書業務の全体像をつかむ

まずは請求書業務の全体観をつかみたいと思います。請求書の業務は大きく分けて送付業務と受領業務の2つ存在しています。

今回は中でも請求書受領業務にフォーカスしてRPAの事例やBill Oneをご紹介したいと思います。
請求書の受領業務と言うと、まず請求書を受け取って、社内で請求書を回覧してから、承認後内容確認して基幹システムで入力し、その後請求書の保存を行う一連の業務を指します。

RPAを活用した請求書受領業務の自動化事例

ここでは弊社の事例として、大手宅配業者さんのWEBサイトから送料の請求書を自動でダウンロードし、取得したPDF、EXCELファイルを基幹システムに投入する業務を自動化した事例をご紹介します。
ここでは少し内容を簡素化してご紹介しますので実際の実装方法など詳細を聞きたいといったご要望があればお気軽にお問い合わせください。

＜Before＞

RPA導入前は人の手によってWEBサイトにアクセスしてデータをダウンロードして基幹システムにデータを登録する作業を実施していました。

この業務は一見単純に見えますが、請求書を一件一件クリックしてダウンロードする必要があり、地味ですが非常に工数がかかる作業となっていました。

弊社では発送量が多くあり、この単純な作業でも毎月4人がかりで、しかも月1人あたり10時間位かけて実施していたため、月次の忙しい時の中にこうした対応を行うのは負担になっていました。そこで一連の業務をRPA化しました。

＜After＞

絵にすると単純ですがロボットに全て実施させるようになりました。
一部、人が確認するフローも残していますがそれらの確認は1時間程度で実施できるような内容になっているため、実質的にほぼすべての作業の自動化を実現しています。

導入効果としては年間で約500時間の削減効果を実現しています。
特に重要なポイントは、同様にデジタルでダウンロードできるサイトがあれば同様のロボットを作成してどんどん自動化できることです。
もし御社でも同様のサイトが思い浮かべばしめたものです！

と、ここまでお伝えすると、「そのデジタルでダウンロードできるサイト」が少ないから自動化しにくいんだよ！という声が聞こえてきそうですが、そこでBill Oneが大活躍するのです。

「Bill One」×「RPA」の組み合わせで加速する自動化

先程の「デジタルでダウンロードできるサイトが少ない」という悩みの何が問題かというと、紙のままだとデジタルの処理ができないという点に尽きます。そこでBill Oneです！

Bill Oneによって請求書を受け取ることなく、スキャンもせずデータ化できるため、その後のフローはRPAでいかようにでも自動化できるようになります。

しかもBill One上でワークフロー処理もできるので、承認処理が終わったデータのみ扱うなど柔軟な対応が可能になり、幅広く請求書受領業務の自動化が完成します。

ここまでくるとただのツールの導入ではなく、社内のDXを実現していると言っても過言ではない領域に入ってくるのではないでしょうか？
昨今多くの企業でDXが検討課題になっていると思いますので、こうした組み合わせをしていくことによって、より意味のある施策につながると確信しています。

【まとめ】「Bill One」と「RPA」があれば社内のDX化は一気に加速する

今回の記事では以下のことをご紹介してきました。
RPA導入企業であれば、Bill Oneの導入によって一気に削減時間が増えること間違いなしです。

最後にここでご紹介した事例は、弊社だからできるのではなく、どんな企業においても同様の効果を出しやすい再現性がある点について補足しておきたいと思います。

請求書業務はRPAの自動化の効果を出しやすい

どんな企業でも同様の効果を出しやすい理由、それは次の3つに集約されます。

請求書業務はこれらの要素を持っているため自動化が行いやすいです。
例えば弊社で作成したRPAのロボットを御社に適用することも簡単にできるため、自動化の効果を簡単に発揮できます。

請求書業務の自動化は事例をうまく活用して効率的に実現しよう！

RPAで請求書業務を自動化するイメージは湧いてきましたか？
最後に1つポイントとして押さえておきたいことは、事例をフル活用しましょうということです。
事例が多いという事はRPAで自動化できる可能性が高いということを意味します。

特に業種を問わず共通部分の多いバックオフィス業務に関しては、事例を自社にも応用できる可能性が高いです。そのため1から自分で自動化の方法を考える必要がないためRPAの自動化難易度は低く導入しやすいのです。
ぜひ今回ご紹介した事例も自社に横展開して活用していただければと思います！

RPAの事例やBill Oneについてもう少し詳細に知りたいと少しでも感じていただけたのであれば、ぜひ以下からお問い合わせください。今回ご紹介させていただいた内容以外にも有益な情報をご提供させていただきます。
もちろん費用は一切かかりませんので、情報収集のためだけにもお気軽にお問い合わせください。