導入の背景

請求書の保管スペースと伝票提出の手間が課題

コニカミノルタジャパンの経理部では、毎月発生する約500件もの請求書の審査・承認作業が日々行われています。「年間では約6,000件ともなり、書類の量も膨大です。保管スペースで言うと書庫キャビネット1.5台分。これを１年間オフィスで保管する必要がありました」。

お話しいただいたのは、経理IT統括部経理部 財務管理グループ 財務グループの中野亮さん。増え続ける請求書で、キャビネットのスペースがすぐに埋まってしまうのが課題でした。

また各部署の担当者は、請求書が発生する度に経理部のあるフロアまで提出しにいかなければなりません。多いときには日に数回フロアを往復することもあり、担当者にとって大きな負担でした。さらに請求書を確認する必要が生じると、経理部に問い合わせて該当伝票を探さねばならず、「これも結構、手間と時間がかかる作業でした」と中野さん。

働き方改革の一環として「Dispatcher Phoenix」を導入

「Dispatcher Phoenix」は、紙書類の電子化、文書管理の効率化を実現するタスクオートメーションツールです。ファイルの収集から電子化、配信までを自在にカスタマイズでき、複雑なタスクフローもボタン一つで実現できます。

現在、働き方改革として「保管文書ゼロ化」を推進しているコニカミノルタジャパン。「日々増え続ける請求書を抱える我々は、まさに『保管文書ゼロ化』を実現するツールとして、この『Dispatcher Phoenix』を活用できないかと考えました」と中野さんは振り返ります。

「Dispatcher Phoenix」を使った社内実践プロジェクトは2016年下期からスタート、さまざまな角度から請求書＆伝票の電子化の可能性が探られ、テストを重ねた後、2017年9月から経理部で運用が始まりました。

導入の効果

保管文書ゼロ化、問い合わせ回答のスピードアップ実現へ

請求書の電子化は、伝票提出者が複合機で書類情報を入力し伝票をスキャンするだけで、その後の作業はすべて「Dispatcher Phoenix」が自動で行います。請求書をPDF化し、請求書番号に合わせて月別に仕分けされ、クラウドストレージBox にファイリングされます。

「原本は電子化されますから、基本的に紙の書類は不要になります。書類の保管期間もこれまでの1年間から約1/6の大幅な短縮が可能となり、キャビネットからあふれる心配もなくなります」と中野さん。伝票提出者は、部内の複合機から入力できるため、わざわざ経理部のフロアまで提出に行く必要がありません。また、請求書の問い合わせも、Box内を検索することですぐに参照することができます。

書類の保管スペースの問題と、伝票提出の手間の問題の、一挙解決が実現しました。

バラバラだった運用ルールを「Dispatcher Phoenix」で統一

「Dispatcher Phoenix」の活用は、書類削減や業務効率化だけではなく、文書電子化運用における別の効果も生みました。

「これまでは、請求書を提出するだけの人がいれば、提出する前に個人的にデータ化する人もいて、担当者ごとに伝票の運用はバラバラでした」とおっしゃるのは、経理部とともに「Dispatcher Phoenix」の導入・運用を進めたソリューション＆サービス本部 フィールドサービス統括部 関東エリアサービス統括部 関東テクニカルセンター ソリューショングループの高見澤千春さん。

「電子化を個人に任せれば、どうしてもやる人とやらない人が出てきます。これを『Dispatcher Phoenix』を使う、と定めることで運用の統一化が図れました」。

なかなか実現が難しかった電子化業務の標準化に向け、大きな一歩を踏み出すことができました。

データをBoxに格納することによるさまざまなメリットも

Boxは、企業向けのクラウドベースのストレージサービス。「Dispatcher Phoenix」と容易に連動でき、タスクフローの実行によりBoxに格納されたデータはさまざまに活用できます。

「クラウドに保存するため、例えば将来的に我々経理部スタッフが、自宅やサテライトオフィスから請求書の承認業務を行うテレワークも可能です」と中野さん。この実現には、経理システムとの連携などハードルはありますが、大きな可能性を秘めています。
「もちろん伝票担当者も、社外からモバイル端末などで請求書を確認することも可能になります」と高見澤さん。

さらに、強力な検索機能や高い安全性など、Boxならではのメリットを活用できるのも大きな魅力です。「多くの企業で使われているBoxとの親和性が高いことも『Dispatcher Phoenix』の重要なポイントですね」（中野さん）。

今後の展開

本社以外の拠点からの請求書提出も視野に

このたびの本社経理部の実績により、「Dispatcher Phoenix」による請求書＆伝票の電子化を今後さらに広げていきたいと考えています。「現状は本社の一部署だけの運用ですが、将来的には弊社の他の拠点からの伝票提出も視野に入れています」。

本社外からは、メールへのデータ添付や郵送による提出が現在のところ一般的。「こうした遠隔地からの提出は、本社内よりもさらに効率化、省力化が見込めると思っています」と中野さんは展望を語ります。

請求書以外の経理業務の書類にも応用

請求書以外の書類処理のタスクフロー構築も検討中です。

例えば、銀行からの振込内容の照会に、銀行別で対応する「残高確認書」のタスクフロー。さらにはお客様の残高確認の書類を年１回送る作業を自動化する「残高確認集約作業」のタスクフロー。これらを「Dispatcher Phoenix」で構築したいと考えています。

「自在にフローを組めるので、これからもさまざまな面で経理業務をサポートしていけると思っています」（中野さん）と、今後の「Dispatcher Phoenix」活用の可能性を語ってくれました。

担当エンジニアから

今回のプロジェクトでは、エンジニアとして「Dispatcher Phoenix」の実際のフローづくりをメインに携わってきました。フローとしては、経理システムから出てくる伝票番号をもとに書類をPDF化するのですが、請求書という性格上、書類の間違いや取り違えはあってはならないミスです。より正確性を期すためにOCR機能を使わずに、担当者が直接入力をする運用にしました。

また、不定形な伝票は、複合機のADF（自動原稿送り装置）を使わず直接ガラス面でスキャンするようにしたり、書類のタテヨコを揃えるために「Dispatcher Phoenix」の回転機能を使うようにしたり、業務に合わせて試行錯誤を繰り返し、フローを構築していきました。

将来的には、担当者の手入力の手間を減らすため、経理システムから出力される伝票番号をQRコード化して、それを読み取る運用にすることも検討しています。これからもユーザーのニーズに合わせ改善を続け、さらに効果的なタスクフローを提案していきたいと考えています。

コニカミノルタのDispatcher Phoenix [満足ポイント]

・複合機のパネルからボタン一つで実行できる簡単な操作性
・検索機能、高度なセキュリティーを備えたBoxとの高い親和性
・業務やニーズに合わせてフローが構築できる優れた拡張性